Assistant(e) de Direction

Assistant(e) de Direction

Véritable (et discret) bras droit de son patron, l’assistant(e) de direction accompagne, assiste, seconde complètement un dirigeant d’entreprise, un responsable de direction ou même plusieurs responsables à la fois. Dans tous les cas, il/elle devra savoir répondre à toutes les questions de son chef et résoudre tous les problèmes.
Son rôle est donc de se charger des tâches en amont pour éviter à son responsable d’être envahi par des questions secondaires.
La prise d’initiatives lui revient si son supérieur lui laisse une marge de manœuvre et d’action assez grande.
Il/elle a la plupart du temps des responsabilités importantes inscrites dans le cadre de l’administration des services. Il/elle détient donc un poste clé dans le fonctionnement administratif.

Formation
L’assistant(e) de direction peut être issu(e) de différentes formations, notamment le BTS assistant de direction ou BTS d’assistant secrétaire trilingue. Une formation complémentaire dans un domaine (Deug littéraire, de droit d’économie, etc.) est appréciée des recruteurs. La maîtrise de l’anglais est obligatoire.

Missions :
La secrétaire-assistante de direction réalise les tâches les plus classiques comme les plus variées : maîtrise des outils informatiques, tâches d’organisation et de coordination... Le traitement et l’exploitation de l’information, l’organisation de rendez-vous, la gestion des affaires, l’encadrement voire la formation d’une équipe.... Elle est surtout en contact permanent avec un ou plusieurs responsables qu’elle assiste du rappel d’une soirée en famille jusqu’à des propositions concernant certains dossiers

Secretaire Médicale

La secrétaire ou assistante médicale est le pivot de la relation entre le médecin, le patient et l’institution. Attentive à leurs demandes, elle doit faire preuve d’initiative, être discrète (secret professionnel oblige) et s’adapter à la personnalité des médecins. Elle doit également avoir une bonne résistance morale et une prédisposition à soutenir les patients. La maîtrise de l’outil informatique est indispensable.
Selon l’organisme de santé pour lequel elle travaille (centre hospitalier, cabinet médical et dentaires privés, clinique, laboratoire d’analyse médicale, centre de radiologie, centre de convalescence,etc.), elle aura des fonctions différentes.
Selon l’organisme de santé pour lequel elle travaille (centre hospitalier, cabinet médical et dentaires privés, clinique, laboratoire d’analyse médicale, centre de radiologie, centre de convalescence,etc.), elle aura des fonctions différentes.

Travaillant dans un domaine particulier, elle doit avoir une bonne connaissance de la fonction médicale, doit connaître la réglementation des soins et les termes techniques du quotidien.

Secretaire Juridique

Secretaire Juridique

Secrétaire spécialisée, elle assiste avocats, avoués, huissiers, notaires. Elle peut également être la collaboratrice des services juridiques d’entreprises. Les grandes entreprises apprécient leur bonne connaissance du fonctionnement des juridictions, des procédures existantes et du vocabulaire spécifique au secteur.

Elle assure bien entendu les tâches traditionnelles du secrétariat : accueil, saisie, gestion d’agenda, préparation et classement des dossiers, standard, filtrage des communications destinées à sa hiérarchie. Dans certaines structures, elle peut être cantonnée à de la dactylographie mais la plupart du temps, elle peut aussi organiser des réunions, y assister et en faire le compte rendu. De ce fait, elle doit être douée d’une bonne expression orale et écrite et maîtriser les outils bureautiques. La maîtrise d’une ou deux langues étrangères est le plus souvent nécessaire pour la transcription de documents sur des règlements internationaux.

Secretaire Immobilier

Ce poste ne doit pas être sous-estimé. La secrétaire d’agence immobilière doit être une personne dynamique et efficace. En effet, elle se doit de devenir aussi performante dans l’image qu’elle donne de sa société en accueillant les clients (au téléphone et au bureau), que dans le traitement de tous les aspects administratifs, financiers, comptables, courriers commerciaux, etc. Elle peut exercer son activité au sein d’une agence immobilière ou bien d’un cabinet d’administration de biens.

Le plus difficile est d’apprendre le jargon, parfois juridique, mais surtout de savoir qui fait quoi. Ce métier suppose une grande capacité d’écoute et de maîtrise de soi, mais également une bonne connaissance du fonctionnement de la répartition des tâches entre les personnes et de l’organisation des procédures internes : notaire, syndic, etc. "